Política de Tratamiento de Datos de Calpiras

Cómo Calpiras recolecta, usa y protege los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012. Versión 2026-10-13, vigente desde el 13 de octubre de 2026.

Responsable del tratamiento

La plataforma «Calpiras» es operada por Calpiras S.A.S., quien es el responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios de la plataforma (empresas cliente y sus operadores) y de los prospectos que nos contactan.

Identificación del Responsable (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.3.1): Calpiras S.A.S., con domicilio en El Carmen de Apicalá (Tolima), Colombia. Correo: soporte@calpiras.com. Teléfono: +57 324 612 8551. Marca comercial: «Calpiras».

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Área de Protección de Datos de Calpiras, atendida por el titular. Canales: el correo indicado y el formulario de /legal/derechos.

Canal de atención al titular: soporte@calpiras.com. Por ese medio puedes ejercer tus derechos y resolver cualquier duda sobre tus datos.

Doble rol: Responsable y Encargado

La ley colombiana distingue dos figuras y Calpiras puede tener ambas según el dato:

Responsable: respecto de los datos de nuestras empresas cliente, sus operadores y los prospectos de Calpiras. Nosotros decidimos su finalidad.
Encargado: respecto de los datos que cada empresa cliente carga en la plataforma sobre SUS prospectos y compradores. Ahí la empresa es la Responsable y Calpiras solo los custodia y procesa según sus instrucciones y el contrato de servicio.

Datos que tratamos y finalidades

Tratamos datos de registro y contacto (nombre, correo, teléfono, empresa, cargo) y datos de uso de la plataforma, con finalidades determinadas y legítimas:

Prestar, operar y facturar el servicio.
Dar soporte y comunicar cambios o incidencias del servicio.
Garantizar la seguridad, la trazabilidad y la prevención de fraude.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Autorización del titular

Cuando recolectamos datos a través de formularios (por ejemplo, solicitudes de demostración o de contacto), obtenemos tu autorización previa, expresa e informada mediante una casilla de aceptación, y conservamos ese consentimiento de forma demostrable (fecha y versión del documento aceptado).

Para los usuarios de las empresas cliente, el acceso y el tratamiento se rigen por el contrato de servicio suscrito con la empresa y por la aceptación de estos documentos al ingresar a la plataforma.

Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar el dato.

Derechos del titular (Ley 1581 de 2012)

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley exige haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros (art. 16 de la Ley 1581 de 2012).

Como titular puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre su uso; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda.

Atenderemos tus solicitudes en los plazos legales: consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

Encargados y terceros

Nos apoyamos en los siguientes proveedores, que actúan como Encargados bajo nuestras instrucciones, con deberes de confidencialidad y seguridad. No vendemos tus datos ni los usamos para fines distintos a los autorizados.

Railway Corp. (Estados Unidos) — servidores de la aplicación y base de datos.
Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) — almacenamiento de archivos y documentos.
Backblaze, Inc. (Estados Unidos) — copias de respaldo de la base de datos y de los archivos.
Vercel Inc. (Estados Unidos) — alojamiento de la aplicación web.
Resend (Estados Unidos) — envío de correo electrónico transaccional.
Wompi / Bancolombia (Colombia) — pasarela de pagos.
Functional Software, Inc. (Sentry, Estados Unidos) — registro de errores del servidor para diagnosticarlos. Recibe la traza técnica del fallo, que puede contener el identificador de un usuario o de un registro. El seguimiento de rendimiento está desactivado.
Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos) — mensajería por WhatsApp, cuando la empresa la tenga activada.
Google LLC (Estados Unidos) — lectura automática de documentos con inteligencia artificial. Se le envía la IMAGEN del documento cargado, que en el caso de promesas escaneadas contiene nombre, número de documento, valores y firma manuscrita. Se usa el servicio de pago, cuyos términos prohíben emplear el contenido para entrenar los modelos del proveedor. La empresa cliente puede pedir por escrito que no se aplique a su información.
Cuando el buscador de Ayuda no encuentra una respuesta por palabras y la función de IA está habilitada, envía a Google (Gemini) la pregunta escrita para identificar la pantalla o tarea correspondiente. El único contenido del usuario que se envía es esa pregunta; la acompañan instrucciones y una lista de nombres y descripciones generales de las pantallas y tareas disponibles. El buscador no consulta ni adjunta datos de compradores, documentos ni conversaciones. El texto que escribas se transmite sin anonimizarlo; evita incluir datos personales.

Transferencias y transmisiones internacionales

La mayoría de nuestros Encargados están domiciliados en ESTADOS UNIDOS, país que la Superintendencia de Industria y Comercio INCLUYÓ en el listado de países con nivel adecuado de protección de datos personales (Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única, incorporado mediante la Circular Externa 005 de 2017). En consecuencia, el envío de datos a esos proveedores no requiere declaración de conformidad ni autorización previa de la Superintendencia, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Adicionalmente, y como garantía reforzada, exigimos a cada proveedor garantías equivalentes a las de la ley colombiana mediante sus cláusulas de tratamiento de datos o el contrato de transmisión que corresponda (art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015): aplicar los principios de la Ley 1581 de 2012, guardar confidencialidad, tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y para las finalidades autorizadas, y devolverlos o suprimirlos al terminar la relación.

Si la Superintendencia modificara ese listado, adoptaremos dentro de los sesenta (60) días siguientes el mecanismo de legitimación que resulte aplicable y lo informaremos en esta misma página.

Puedes pedirnos información sobre estos contratos por el canal de ejercicio de derechos.

Seguridad y gestión de incidentes

Aplicamos control de acceso por empresa (aislamiento multi-tenant), cifrado de secretos, registro de auditoría inmutable, rotación de sesiones y copias de respaldo cifradas.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, activamos nuestro protocolo de respuesta y, cuando la ley lo exija, reportaremos la novedad a la SIC y a los titulares afectados dentro de los plazos legales aplicables.

Conservación y supresión

Conservamos los datos mientras exista la relación y por el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables o de defensa jurídica. Cumplido ese término, los eliminamos o anonimizamos de forma segura.

Datos sensibles y de menores

La plataforma no está diseñada para recolectar datos sensibles (como origen racial, salud, datos biométricos o similares) ni datos de menores de edad, y no los solicita para su operación.

Si un usuario carga este tipo de datos, lo hará bajo su responsabilidad y con la autorización reforzada que exige la ley. El servicio no está dirigido a menores de edad.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

El registro de bases de datos ante la SIC aplica según los criterios legales vigentes (por ejemplo, el nivel de activos de la empresa). Independientemente de si el registro es o no obligatorio en un momento dado, Calpiras mantiene su política de tratamiento, sus avisos de privacidad, sus autorizaciones demostrables y sus procedimientos internos conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Vigencia y cambios

Período de vigencia de la base de datos: las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la relación con el titular y durante el término adicional que exijan las obligaciones legales, contables, tributarias y de defensa jurídica —en general, diez (10) años contados desde la terminación de la relación—, vencido el cual la información se suprime o se anonimiza de forma segura.

Esta política rige desde el 13 de octubre de 2026. Publicaremos cualquier cambio en este mismo medio; si el cambio es sustancial, lo comunicaremos por los canales disponibles.